Privacy

Koninklijke Nuclea vzw Boeretang 202A 2400 Mol E-mail: info@nuclea.be

Koninklijke Nuclea vzw is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals uitgelegd in deze verklaring.

Afhankelijk van je relatie met onze vereniging verwerken wij onder meer:

Algemene ledeninformatie

• Naam en voornaam
• Adres
• E‑mailadres en telefoonnummer
• Geboortedatum
• Lidnummer
• Geslacht
• Eventueel: nationaliteit (optioneel), aangesloten bedrijf indien van toepassing
• Foto (bijvoorbeeld op lidkaart of ter herkenning aan het onthaal)

Sectiegebonden gegevens

Voor bepaalde sporten of activiteiten kunnen extra gegevens worden verwerkt, zoals:

• Federatienummers (bijv. Tennis Vlaanderen, Golf Vlaanderen, Sporta, Nelos)
• Attesten of brevetten (bv. duikbrevet)
• Sportklasse of categorie
• Bootnummer (vissen/yachting)

Registratiegegevens

• Inschrijvingsformulieren
• Bezoekerskaarten
• Reservaties van terreinen of infrastructuur

Wij verwerken persoonsgegevens enkel voor duidelijke en gerechtvaardigde doeleinden, zoals:

• Ledenadministratie
• Betalingen en lidgelden
• Communicatie over activiteiten en praktische informatie
• Reservaties via het reservatiesysteem
• Boeken van sportterreinen
• Verzekeringen en federatie-inschrijvingen
• Organisatie van trainingen, lessen en wedstrijden
• Beheer van vrijwilligers
• Publicatie van sfeerfoto's van activiteiten

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

• Uitvoering van de overeenkomst (je lidmaatschap)
• Wettelijke verplichting (bv. boekhouding, verzekeringen)
• Gerechtvaardigd belang (bv. sfeerfoto’s, organisatie van clubactiviteiten)
• Toestemming, wanneer dit vereist is

Tijdens activiteiten van Nuclea kunnen foto’s genomen worden voor verslaggeving en promotie (website, sociale media, nieuwsbrieven).

Wij baseren dit op gerechtvaardigd belang. Indien je niet wenst dat herkenbare foto’s van jou of je kind worden gepubliceerd, kun je dit eenvoudig melden via:

📧 info@nuclea.be

Wij verwijderen de betrokken foto’s dan zo snel mogelijk.

Wij bewaren persoonsgegevens nooit langer dan nodig.

• Ledenadministratie: tot 5 jaar na beëindiging lidmaatschap
• Financiële gegevens: 7 jaar (wettelijke verplichting)
• Inschrijvingsformulieren: tot 2 jaar
• Federatiegegevens: zolang de inschrijving nodig is + 1 jaar
• Bezoekersregistraties: 1 jaar
• Foto’s: tot bezwaar + jaarlijkse evaluatie

Wij delen enkel gegevens wanneer dat noodzakelijk is voor onze werking, zoals met:

• Tennis Vlaanderen
• Golf Vlaanderen
• Sporta
• Nelos (duiken)
• Onze websitebeheerder (Pixeo)
• Microsoft 365 (SharePoint/OneDrive)
• Mailchimp (nieuwsbrieven)

Gegevens worden nooit verkocht aan derden.

Koninklijke Nuclea vzw neemt technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, zoals:

• beveiligde opslag via Microsoft 365
• toegangsbeperking per functie (secretariaat, sectiecommissaris, trainer)
• interne procedures voor datalekken
• beveiligde overdracht van gegevens

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien
• onjuiste gegevens te laten verbeteren
• je gegevens onder voorwaarden te laten verwijderen
• bezwaar te maken tegen het gebruik van foto’s
• een kopie van je gegevens te ontvangen

Hiervoor kun je ons contacteren via:

📧 info@nuclea.be

Als er ondanks onze maatregelen toch een datalek optreedt, dan:

• melden wij dit indien nodig aan de Gegevensbeschermingsautoriteit
• informeren wij betrokkenen wanneer er risico is op schade

Nuclea kan deze privacyverklaring aanpassen bij wijzigingen in de wetgeving of interne werking. De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website.